Comment diffuser votre conférence en Live Streaming

Qu’est-ce qu’un webinaire en direct et une conférence en direct ?

Tout d’abord, voyons les bases des webinaires et des conférences en direct. Un webinaire en direct est une présentation ou une discussion en ligne diffusée en temps réel. En règle générale, il comprend un seul présentateur ou un groupe de présentateurs discutant d’un sujet. Un jeu de diapositives, du multimédia et des clips vidéo sont souvent utilisés pour améliorer la présentation du webinaire.

Aujourd’hui, les événements en ligne et les webinaires se sont développés. De plus en plus de marques diffusent en direct pour la première fois pour organiser des réunions, des présentations et des événements.

Pour les organisateurs d’événements, cela représente un nouveau défi. Comment apportez-vous la conférence en personne à l’espace en ligne ?

C’est là que la diffusion en direct d’une conférence entre en jeu. Il faut l’expérience de l’événement en personne, mais en ligne.

Cela comprend la diffusion de sessions de conférence et l’offre d’outils tels que des questions-réponses en direct et des sondages pour maintenir l’engagement des participants à la conférence. Les exigences de production sont plus complexes qu’un webinaire étant donné le nombre de sessions, de conférenciers et de multimédias nécessaires pour reporter une conférence à grande échelle, mais les résultats en valent la peine.

Maintenant que nous avons compris les deux types d’événements en direct, parlons de la valeur de la diffusion en continu d’une conférence.

9 raisons de diffuser une conférence en direct

Il y a beaucoup à considérer avant de plonger dans le live streaming. Cependant, nous avons appris qu’il y a beaucoup à gagner en se lançant.

En ce qui concerne les initiatives commerciales, les indicateurs de performance clé et la définition d’objectifs généraux, la diffusion en direct d’une conférence peut avoir un impact sur des domaines de croissance importants. De l’augmentation des revenus à la portée mondiale, il n’y a jamais eu de moyen plus simple et plus efficace de développer votre entreprise.

Découvrez quelques-unes des façons dont votre entreprise peut bénéficier de la diffusion en direct d’une conférence.

Accroître la notoriété de la marque

Sans un lieu physique ou des frais de restauration à prendre en compte, les budgets des conférences peuvent passer à des campagnes de marketing plus importantes avec un objectif mondial à l’esprit. Les organisateurs d’événements qui travaillaient auparavant avec des contraintes physiques peuvent commercialiser dans des régions du monde sans se soucier des frais de déplacement des participants et d’autres limitations physiques qui auraient pu vous dissuader auparavant. Avec les événements virtuels et hybrides, il n’y a plus de limite régionale appliquée à vos dépenses marketing.

Atteignez un public mondial

En intensifiant vos efforts de marketing, vous constaterez probablement une augmentation du nombre de nouveaux publics. C’est une grande victoire. En plus d’avoir de nouveaux contacts à ajouter à votre base de données, vous découvrirez de nouveaux publics provenant de régions du monde entier. Votre territoire commercial, autrefois limité, se développera énormément. Et ne vous inquiétez pas ! Il y a toujours beaucoup de place dans une conférence virtuelle.

Optimiser les ressources

En passant à une conférence en direct, il est possible d’investir dans les besoins virtuels tout en économisant sur les coûts globaux. Cela comprend : une plateforme qui reflète les objectifs de votre conférence, des ressources de production de haute qualité et une équipe pour faire de votre diffusion en direct une expérience immersive complète pour votre public. Avec la diffusion en direct, vous économiserez même sur les coûts et le temps généralement consacré aux déplacements vers les visites de sites.

Mettre en lumière les clients

Parfois, nous oublions de redonner à ceux qui font tourner les roues de notre entreprise. Prenez le temps de présenter vos clients existants dans votre conférence en direct. Demandez-leur d’être conférencier ou modérateur. Mettre les clients en lumière lors d’une conférence virtuelle est une façon de les remercier de leur fidélité et de nourrir votre relation continue.

Atteignez les objectifs de fréquentation

Les conférences en direct sont des événements économiques auquel assistent à la fois les participants et les conférenciers. La possibilité de se connecter depuis le confort de la maison est la cerise sur le gâteau pour garantir des taux de conversion élevés.

Élargir le public cible

Les conférences en direct attirent des publics du monde entier et il est probable que les spécialistes du marketing et les producteurs d’événements verront une augmentation du nombre de participants de leur public cible. Pour les spécialistes du marketing qui pratiquent l’ABM (marketing basé sur les comptes), la taille de votre public cible peut s’étendre au-delà des limites d’un espace physique.

Contenu à feuilles persistantes

Les conférences en direct se déroulent bien après la date de lancement. Avec la bonne plateforme d’hébergement vidéo, vous pouvez enregistrer votre conférence automatiquement sans équipement supplémentaire. Réutilisez vos enregistrements en direct dans des campagnes de marketing post-événement, y compris les supports d’aide à la vente ou pour un webinaire à venir.

Augmenter les revenus de l’entreprise

Imaginez ceci : vous avez stratégiquement dépensé votre budget de diffusion en direct, fait un rapport sur votre taux de participation et lancé vos initiatives de marketing post-conférence. Il est temps de s’asseoir et de regarder les résultats arriver. Que vous économisiez en évitant les coûts des fournisseurs physiques, en augmentant les revenus des billets ou en gagnant de nouvelles affaires, tous les signes indiquent une augmentation des revenus globaux de l’entreprise.

Rien ne vaut une diffusion en direct

Bien qu’il soit « sûr » d’emprunter l’itinéraire préenregistré, rien ne vaut une interaction en direct avec votre public. Lancez des sondages, des questions-réponses en direct pour obtenir des données en temps réel afin de comprendre le niveau d’engagement de votre conférence. Visez à créer un contenu engageant qui plonge votre public dans votre expérience virtuelle. Offrez à tous des opportunités de réseautage pour vous connecter socialement grâce à diverses fonctionnalités de chat ou à des outils de planification de réunions.

Comment diffuser une conférence en direct

Maintenant que vous comprenez la valeur de la diffusion en direct, voyons comment diffuser une conférence.

Nous l’avons réduit à cinq étapes faciles. Avant de vous concentrer sur l’aspect technique d’une conférence en direct ou d’un webinaire, concentrez-vous sur les objectifs de votre conférence. Trop souvent, les planificateurs sautent cette étape importante pour plonger dans la production. Mais une fois vos objectifs définis, vous serez en mesure de prioriser ce qui est vraiment important pour une expérience fluide.

Fixez les objectifs de la conférence.

• Considérez certains des objectifs communs de l’événement, notamment :
• Augmentation de la fréquentation du public
• Augmentation des revenus de billetterie
• Atteindre ou dépasser un certain objectif de parrainage
• Notoriété générale de la marque pour votre entreprise

Une fois que vous avez des objectifs et qu’un programme de travail est en place, vous pouvez mieux évaluer les besoins techniques de votre événement. C’est normal de ne pas connaître tous les détails, mais avoir une idée de ce dont vous avez besoin lorsque vous parlez avec des professionnels de la production sera une aide et une expérience d’apprentissage formidables.

Vérifiez votre bande passante Internet.

Assurez-vous d’avoir suffisamment, sinon un peu plus, de bande passante pour diffuser votre conférence en direct. En règle générale, visez à avoir 1,5x de débit binaire de votre flux disponible pour tenir compte des fluctuations potentielles du réseau ( un débit est la quantité de données encodées pour une unité de temps, il est référencé en mégabits par seconde lors de la diffusion).

Assurez-vous d’avoir un mélangeur audio, un commutateur et un encodeur.

Vous aurez besoin d’un mélangeur audio qui convertira vos sources audios d’un microphone avec un son de qualité pour votre événement diffusé en direct.

En plus d’une webcam ou d’une caméra pour enregistrer le contenu, vous aurez également besoin d’un dispositif d’encodage qui convertira votre vidéo au format numérique pour la diffusion en direct sur Internet. Dans le cas où vous voudriez alterner différents plans, vous aurez également besoin d’un mélangeur vidéo.

Trouvez la bonne plateforme de diffusion en direct.

Il y en a une tonne, mais tenez compte de leur créneau. Certaines sont basées sur des métriques et fournissent des données étonnantes. D’autres s’adressent au réseautage et à la gamification. Faites vos devoirs et regardez des démos avant de prendre une décision.

Investissez dans une équipe de production.

Les premières impressions comptent. S’il s’agit de votre première participation à une conférence en direct, il est fortement recommandé d’ engager une équipe de production professionnelle. Pour que vos investissements événementiels aient un impact, votre conférence en direct doit offrir une expérience exceptionnelle. Une équipe de production professionnelle garantira une exécution et un support sans faille. Vous présentez la vision, tandis que votre équipe de production travaille à donner vie à votre vision.

Choisir sa plateforme de streaming

Lors de l’évaluation des plateformes de streaming , tenez compte de l’objectif de votre conférence. Pourquoi organisez-vous cet événement ? Est-ce pour éduquer votre public, réseauter, interagir ou simplement partager du contenu ? Pensez également au type de données dont vous aurez besoin après l’événement. Tenez compte de l’ensemble du cycle de vie de l’événement, de l’inscription à la conférence à l’accès à la demande.

Faites la distinction entre vos fonctionnalités « indispensables » et vos fonctionnalités « agréables à avoir » lors de la recherche de tous les différents types de plateformes. Avec l’essor du streaming en direct, il existe de nombreux types de plateformes. Définissez clairement vos besoins pour accélérer le processus d’évaluation.

Pour vous aider à démarrer, voici quelques types de plateformes différentes pour le contenu en direct.

Plateformes sociales.

Il y a de fortes chances que vous utilisiez déjà des plateformes sociales comme LinkedIn, Twitter et Instagram. Elles permettent à votre marque de raconter une histoire tout en se connectant avec d’autres utilisateurs partageant les mêmes idées. Des plateformes comme Facebook et YouTube vous permettent d’atteindre un large public du monde entier. Avec autant d’utilisateurs existants, ces plateformes sont faciles d’accès et de navigation pour la plupart des publics.

Plateformes de webinaires.

Ces plateformes ont un objectif éducatif, idéal pour les webinaires en direct et/ou les masterclasses. ON24 et GoToWebinar sont parmi les plus populaires, car elles permettent des questions-réponses, des présentations, etc.

Plateformes de jeu.

Si vous êtes sur sujets autour des visuels, de la technologie et des jeux, des plateformes comme Picarto, Twitch et Smashcast sont parfaites pour un engagement immersif.

Plateformes de visioconférence.

Les plateformes de conférence telles que Zoom et Microsoft Teams permettent des communications 1: 1 pour les réunions internes et la collaboration en temps réel.

Plateformes tout-en-un.

Les plateformes de diffusion en direct telles que Vimeo Enterprise vous permettent de créer, d’héberger et de distribuer votre contenu vidéo tout en diffusant votre contenu vers d’autres destinations.

Conseil de pro : une fois que vous avez défini votre plateforme de diffusion en continu, envisagez la diffusion simultanée sur les réseaux sociaux. La diffusion simultanée peut vous aider à atteindre des audiences où qu’elles se trouvent, y compris LinkedIn, Twitter, Facebook, YouTube, Twitch ou une destination spécifique via RTMP.

3 conseils de fabrication

La gestion d’une conférence en direct peut être effrayante pour les streamers débutants. Voici trois conseils de production simples pour vous aider à organiser une excellente conférence.

Travailler avec une équipe de production professionnelle.

Quel que soit le budget de votre événement, voici quelques rôles à considérer pour vous aider à mettre en place une excellente production.

En tant que producteur, vous créez la vision de l’événement. De l’ordre du jour, des intervenants et du contenu, vous êtes en charge de la logistique. Dans le cas d’une très petite équipe, vous pouvez également agir en tant qu’appelant du spectacle en veillant à ce que le déroulement du spectacle se déroule comme il se doit minute par minute.

Réalisateur : Ils travaillent en étroite collaboration avec le producteur. Ils sont responsables de l’enregistrement du flux en direct et de l’aspect technique. Ils découperont différents plans sous la direction du producteur et apporteront même leur propre contribution professionnelle.

Opérateur du son : Ils exploitent et entretiennent le mélangeur audio utilisé pour enregistrer, améliorer ou mélanger le son.

Opérateur de téléprompteur : ils sont chargés de transcrire des scripts ou des enregistrements dans un format lisible sur des écrans spécifiques qui sont utilisés pour inciter les orateurs à commencer à parler ou au moins à se rappeler quoi dire.

Ingénieur de diffusion : ils s’assurent que le flux en direct est à l’heure, dispose de la bande passante appropriée et est diffusé en haute qualité. Ils sont également la personne de référence pour tout besoin de dépannage de flux.

Vérifiez vos besoins en équipement.

Outre les besoins techniques de base et votre plateforme de streaming, il existe quelques autres équipements nécessaires à vérifier avant de passer en direct.

Caméra : la caméra est essentielle pour l’enregistrement et se connectera au dispositif d’encodage qui convertit votre vidéo dans un format de diffusion en direct. Si vous prévoyez également de prendre plusieurs photos sous différents angles, déterminez le nombre d’appareils photo dont vous aurez besoin.

Trépieds : pour une prise de vue stable, les trépieds sont fortement recommandés. Lorsque vous utilisez plusieurs caméras, préréglez-les sur des trépieds positionnés pour vos prises de vue souhaitées.

Microphones : bien que les microphones portables soient généralement plus abordables, les microphones cravates sont plus appropriés (et courants) pour le streaming, car ils sont clipsés sur les vêtements et permettent une option mains libres. 

Ordinateur portable : si vous n’utilisez pas un ordinateur portable fourni par l’équipe de production, vous devrez utiliser le vôtre. Assurez-vous d’avoir tous les cordons et adaptateurs appropriés avec lui. Vous pouvez même économiser sur les coûts de production en fournissant le vôtre.

Soyez toujours prêt.

Les organisateurs d’événements chevronnés savent que tout peut arrive sur place. Il en va de même pour les conférences en direct. Préparez-vous à l’inattendu du mieux que vous pouvez.

Câbles supplémentaires :  Dans le cas où vous filmez à l’extérieur d’un studio, emportez des câbles supplémentaires pour tout changement de décor ou réglage de la caméra. C’est aussi bien d’en avoir sous la main si un câble ne fonctionne plus !

Blocs multiprises : vous avez besoin de recharger votre ordinateur portable ou votre téléphone portable ? Apportez une multiprise supplémentaire pour tous les articles électroniques divers, car il y a de fortes chances que toutes les prises soient utilisées pour la production.

Piles : pour les équipements sans fil, emportez un jeu de piles supplémentaire. Assurez-vous d’être prêt. Parfois, les tournages durent plus longtemps que prévu ou l’équipement est accidentellement oublié.

Run of show : la bible des événements virtuels

Vous avez l’équipement et l’équipe pour prendre en charge votre événement virtuel ou votre conférence en direct. Maintenant, vous devez savoir quand certains aspects de votre événement doivent avoir lieu comme certains plans de caméra, le passage d’un intervenant à l’autre et les interstitiels.

C’est à ce moment que votre run of show (ROS) entre en jeu. C’est le seul document qui répertorie tout le contenu de la conférence en direct minute par minute. Ce document est partagé avec la majorité de l’équipe afin qu’ils sachent quelle vidéo afficher à l’écran, quel son doit être lu et quand tout doit se passer.

Testez votre diffusion en direct

Ce n’est pas parce que votre conférence est diffusée en direct que vous ne pouvez pas répéter. Les répétitions sont essentielles pour mettre en lumière les problèmes ou les ratés du programme. Vous apprendrez tellement de votre répétition qu’elle vous garantira presque une diffusion en direct réussie.

Essayez de parcourir tout le cycle de l’événement. 

Lisez tout votre contenu comme s’il s’agissait de l’événement lui-même, y compris la vidéo, les graphiques, les interstitiels, les transitions et même les sessions elles-mêmes. Demandez à votre conférencier de participer aux répétitions afin qu’il soit familiarisé avec le déroulement et la logistique de l’événement.

Prévoyez suffisamment de temps.

Prévoyez du temps entre la date de répétition et la date de diffusion pour apporter des modifications ou des ajustements à votre programmation. Une règle générale est de le faire 2 à 3 jours avant le jour de la conférence en direct. Cependant, gardez à l’esprit que cela dépend de la durée de votre conférence.

Suivez l’événement sur votre plateforme de streaming.

Définissez votre plateforme privée ou créez un compte de test si votre plateforme de streaming le permet. Observez le point de vue du participant pour vous assurer que son expérience correspond à vos attentes.

Conseils de dépannage en direct

Chaque organisateur d’événements sait que les plans les mieux conçus tournent souvent mal. Voici quelques conseils simples pour vous aider à surmonter les problèmes techniques.

Parfois, le dépannage est plus simple qu’il n’y paraît. Le simple fait de maintenir une communication claire avec votre public avant et pendant la conférence en direct permet de définir les attentes tout en garantissant une expérience fluide.

Lorsque vous envoyez des e-mails de rappel aux participants avant le début de l’événement, incluez des informations sur la façon de contacter l’assistance ou incluez les directives de dépannage recommandées par votre plateforme de streaming.

Pendant l’événement, notez les détails de dépannage dans les règles de gestion de votre conférence. L’hôte de l’événement peut généralement fournir ces détails de dépannage en direct tout au long de la conférence. Vous pouvez également afficher ces informations dans une courte vidéo, contenant une diapositive, une ardoise ou un interstitiel. Lorsque vous utilisez une plateforme de streaming robuste, vous pouvez même explorer une option pour inclure un chatbot qui peut connecter directement votre public à un support.

En termes de dépannage du flux en direct lui-même, c’est là que votre équipe de production sauvera la mise. Ils prendront les mesures techniques nécessaires pour assurer la stabilité du flux pendant toute la durée de votre conférence.

Conclusion : diffusion en direct d’une conférence

La diffusion en direct d’une conférence peut avoir un réel impact commercial pour votre marque. Si vous souhaitez diffuser un seul webinaire ou si vous vous préparez à diffuser en direct une conférence en streaming de plusieurs jours, c’est le moment.

Voici nos derniers conseils avant le spectacle.

• Lors de la planification d’une conférence virtuelle, gardez à l’esprit l’ensemble du cycle de vie de la conférence lorsque vous considérez les objectifs de votre conférence et les résultats commerciaux souhaités.

•  Affiner vos objectifs vous aidera à prendre des décisions sur votre plateforme. Une fois que vous savez quelles fonctionnalités et mesures vous avez besoin, vous aurez une liste de contrôle appropriée à portée de main lorsque vous recherchez la plateforme de streaming de votre choix.

•  Équipez-vous du matériel et de l’équipe de production adéquats. Laissez les aspects techniques aux professionnels et concentrez-vous sur le contenu dans le cadre.

• Planifiez à l’avance et prévoyez suffisamment de temps pour répéter votre événement, garantissant ainsi une expérience virtuelle incroyable à votre public.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le Live Streaming, contactez Filmcorporate.